Guten Morgen und Willkommen in der zweiten Hälfte Deines Profit First DIY-Selbstlernkurses, [ds_firstname],

ich hoffe, Du hast Deine Ärmel schon mal hochgekrempelt, denn jetzt geht es ans "Eingemachte"! Wir durchleuchten Dein Unternehmen und sehen nach, wo Du stehst und wo Du gerne hin möchtest. Dazu brauchen wir als erstes Deine "Echten Einnahmen".

Erinnerst Du Dich, dass ich Dich im Willkommensmail gebeten hatte, einige Unterlagen zusammenzustellen? Die brauchen wir ab heute. Falls Du also noch nicht alles beieinander hast, sieh bitte jetzt gleich noch einmal nach, was fehlt und besorge Dir den Rest.

Idealerweise ermittelst Du alle Zahlen, die wir brauchen, direkt aus Deinen Kontoauszügen - so sagt es zumindest die "reine Lehre" von Profit First. Denn nicht alles, was in Deinen Kontoauszügen steht, findest Du 1:1 in Deinen Buchführungs-Auswertungen wieder, denn Du oder Dein Steuerberater haben da bereits "vorsortiert", was Einzug in Deine steuerliche Gewinnermittlung findet und was nicht.

Aber ich habe großes Verständnis dafür, dass Dich vielleicht die Ungeduld plagt und Du deshalb lieber eine geeignete Abkürzung nehmen möchtest. Daher ist es für den Einstieg auch in Ordnung, Deine steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Auswertungen heranzuziehen. Die Abweichungen sollten eigentlich nicht so gravierend sein, dass sie Dein ganzes Bild verzerren ;)

Das erste Blatt, das Du Dir heute vornimmst, ist die sogenannte BWA (= Betriebswirtschaftliche Auswertung). Du kennst sie bestimmt, entweder bekommst Du sie monatlich von Deinem Steuerberater oder Dein Buchführungsprogramm gibt sie Dir aus, wenn Du den Monat abschließt, falls Du Deine Buchführung selbst erstellst.

Nimm Dir jetzt bitte Deine BWA für die letzten zwölf Monate vor. Wenn Dir keine BWA vorliegt, die volle zwölf Monate umfasst, nimm Dir am besten die letzte vollständige Gewinnermittlung, sofern sie einigermaßen aktuell (also idealerweise vom Vorjahr) ist.

Wenn Du nichts dergleichen hast, lies bitte trotzdem weiter und überlege Dir, wie Du diese Zahlen für Dich finden und ermitteln kannst. In der DIY Facebook-Gruppe kannst Du Dich auch noch mit anderen Profit First Unternehmern darüber austauschen, wie und wo Du Deine Zahlen am besten findest.

Lade Dir die Datei "Instant Assessment" hier herunter und speichere sie Dir als Kopie.

So berechnest Du Deine Echten Einnahmen

1. Umsatz

Ganz oben in der ersten Zeile Deiner BWA stehen Deine Umsatzerlöse. Das ist alles, was Du Deinen Kunden im jeweiligen Zeitraum berechnet, bzw. von ihnen für Deine Leistungen erhalten hast.

Diesen Betrag trägst Du in Spalte B der Tabelle rechts neben dem Wort "Umsatz" ein.

2. Material und Subunternehmer

Je nachdem, in welcher Branche Du tätig bist, kommt etwas darunter eine größere oder kleinere Position, die Deine Kosten für Material und Subunternehmer enthält. Das sind rein auftragsbezogene Kosten, die nur dann anfallen, wenn Du auch einen Auftrag ausführst.

Hier ist alles enthalten, was Du einkaufst, um es so wie es ist, weiter zu verkaufen und was Du bei der Auftragsausführung verarbeitest oder verbrauchst, sowie Subunternehmer oder Freie Mitarbeiter, die Du rein auftragsabhängig ins Haus holst.

Diese Beträge berechnest Du zwar Deinen Kunden mit Deinem Endpreis weiter, sie sind aber von Anfang an nicht für Dich, sondern zur "Weiterleitung" an Deine Lieferanten und Subunternehmer gedacht. Deshalb steht dieses Geld Deinem Unternehmen auch nicht zur Verfügung, um damit zu arbeiten und gehört daher auch nicht zu Deinen "Echten Einnahmen".

Wenn Du oder Dein Steuerberater diese Kosten sauber von den internen Kosten trennt, findest Du den Großteil dieser Kosten in Deiner BWA in den Zeilen unterhalb Deiner Umsatzerlöse unter den Stichworten "Material"/Wareneinsatz" und "Fremdleistungen".

Es ist möglich, dass Du diese Beträge noch bereinigen musst. Mehr dazu im folgenden Punkt.

Die Summe all dieser Beträge trägst Du in Spalte B der Tabelle rechts neben dem Wort "Material und Subunternehmer" ein. Bitte allerdings nur, wenn sie mehr als 20% Deiner Umsatzerlöse ausmachen, sonst lohnt sich die Trennung nicht. Falls Du weniger als 20% Deiner Einnahmen für Material und Subunternehmer ausgibst, gehören diese Kosten mit zu Deinen Betriebskosten.

3. Abgrenzung Rohgewinn / Rohertrag versus "Echte Einnahmen"

Profit First unterscheidet zwischen dem buchhalterischen "Rohertrag", der bei Profit First keine Bedeutung hat und der Position "Echte Einnahmen", die nur für Profit First relevant ist.

In Deiner BWA werden die Kosten für Material und Subunternehmer ebenfalls von Deinen Umsatzerlösen abgezogen und so kommt der darunter stehende "Rohgewinn" oder "Rohertrag" zustande.

Bei einigen Unternehmen ist dies bereits der Geldbetrag, der tatsächlich in den Unternehmenskreislauf einfließt, er stimmt also mit Deinen "Echten Einnahmen" überein.

Manchmal musst Du aber noch eine Korrektur vom Rohgewinn vornehmen, nämlich wenn Du oder Dein Steuerberater in den darunter folgenden Kostenpositionen Deiner BWA - insbesondere in den Personalkosten - Beträge erfasst, die eigentlich auftragsbezogen sind.

Das können z.B. Fremdleistungen von Freelancern oder kurzfristigen Aushilfen sein, die Du nur holst, wenn ein Auftrag vorliegt. Diese gehören aus der Profit First Sicht dann zur Position "Material und Subunternehmer" und müssen vom Rohgewinn noch abgezogen werden.

Die häufigste Frage, die in diesem Zusammenhang auftaucht, ist die der Abgrenzung von den Personalkosten. Dazu vielleicht ein paar klärende Worte:

Ein Arbeitnehmer ist normalerweise fest in Deinem Unternehmen integriert. Egal, ob Du Aufträge hast oder nicht, er kommt jeden Tag zur Arbeit und bekommt am Ende des Monats unabhängig von seinem "Output" sein vereinbartes Gehalt. Dazu gehört zum Beispiel Deine Assistentin oder Dein Vertriebsmitarbeiter. Diese Personalkosten sind Bestandteil Deiner Betriebskosten und müssen aus Deinen Echten Einnahmen bezahlt werden. Deshalb werden sie auch nicht aus den "Echten Einnahmen" heraus gerechnet, denn sie sind nicht direkt auftragsbezogen.

Daneben gibt es auch noch Arbeitskosten, die nur dann anfallen, wenn Du einen Auftrag hast. Hast Du keinen Auftrag, fallen für Dich für diese Leute auch keinerlei Kosten an. Das kommt vor, wenn Du zum Beispiel einen Spezialisten an der Hand hast, den Du nur für einen bestimmten Kunden brauchst, oder einen Designer, der Dir für einen Kunden ein Logo entwirft.

Diese Dienstleister berechnen Dir pro Auftrag ihr Honorar und Du berechnest es - vermutlich mit einem kleinen Aufschlag - direkt an Deinen Kunden weiter. Bis auf den kleinen Aufschlag ist dieses Geld bei Dir also ein Durchlaufposten. Deshalb gehört es nicht zu Deinen Echten Einnahmen.

4. Deine Echten Einnahmen

Nun hast Du alle Komponenten an der Hand, um Deine Echten Einnahmen zu berechnen:

Umsatzerlöse

minus auftragsbezogene Materialkosten

minus auftragsbezogene Subunternehmer

minus evtl. Personalkosten, die nur auftragsbezogen anfallen

= Echte Einnahmen

Das ist das echte Geld, dass Dein Unternehmen verdient und von dem Du und Dein Unternehmen lebt.

Von den anderen Einnahmen behältst Du höchstens eine kleine Marge und diese ist kein relevanter Gewinntreiber. Das ist auch gut so, denn auf diese Einnahmen und Margen hast Du wenig Einfluss und stehst meistens unter starkem Konkurrenzdruck.

Der Betrag Deiner Echten Einnahmen kann für Dich ein wahrhaftiger "Augenöffner" sein. Denn es kann durch aus vorkommen, dass Dein gesamter Umsatz zwar 5 Millionen € beträgt, Du aber 4,5 Millionen für Material und Subunternehmer ausgibst. Deine Echten Einnahmen betragen dann 500.000 €.

Das bedeutet, Du hast kein "5 Millionen € Unternehmen", sondern ein "500.000 € Unternehmen", das nebenbei Cashflow in Höhe von 4,5 Millionen für andere Leute managt. In einer Welt, in der sich alle nur über ihre Umsätze definieren, mag sich das erst einmal unangenehm anfühlen. Lass Dich davon nicht erschrecken, Umsatz ist eine Luftnummer, denn sie sagt nichts darüber aus, wie es Deinem Unternehmen wirklich geht. Auf Deinen Gewinn kommt es an :)

Wir schauen uns das später noch genauer an, hier nur soviel zum Verständnis: der Kreislauf eines Elefanten funktioniert im Wesentlichen nach denselben Regeln wie der einer Maus. Aber um zu wissen, ob der Elefant (sprich: Dein Unternehmen) genug Blut (sprich: Geld) in seinem Kreislauf hat, müssen wir ihn mit anderen Elefanten vergleichen und nicht mit Mäusen. Dabei ist aber nur das Blut relevant, dass tatsächlich IN diesem Elefanten kreist. Alles andere interessiert uns dabei nicht.

Und das hast Du gerade getan: Du hast ermittelt, zu welcher Größenordnung Dein Unternehmen gehört und damit, wer künftig Deine Vergleichsgruppe ist.

Deine Tages-Aufgabe für heute:

Ermittle anhand Deiner BWA oder Gewinnermittlung für die letzten 12 Monate Deine "Echten Einnahmen". Wenn Du die traditionelle Methode mit Deinen Kontoauszügen wählst, nimm Dir am besten verschiedenfarbige Textmarker, und markiere die entsprechenden Positionen. Anschließend addierst Du sie pro Kategorie einfach auf. Das dauert zwar länger als Deine BWA zu verwenden, liefert aber dafür die wahrhaftigeren Ergebnisse.

Und damit ist es auch genug "Papierkram" für heute. Morgen geht es weiter mit Deinem Gewinn, Deinem Unternehmerlohn und Deinen Steuern!

Bis dann und liebe GrüßeBenita

PS: Hier noch einmal der Link zum Instant Assessment, damit Du gleich loslegen kannst :)

So viel hast du schon geschafft:

Tag 6: Deine Echten Einnahmen

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